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纪委监察处文件管理办法

  • 上传时间:2016-05-30
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纪委监察处文件管理办法

为进一步提高校纪委、监察处对各类文件的管理水平,充分发挥文件的运用价值,提高利用率,结合纪委办公室及监察处的工作实际,制定本管理办法。

一、收文工作

(一)收文的种类

校纪委、监察处的收文主要包括:

1.上级机关所下发的正式文件;

2.上级党政组织、上级纪检监察机关编著的期刊、杂志、研究性文集等;

3.由学校转来的上级下发的各类文件;

4.校党委、校行政和校内各职能部门所发的正式文件;

5.纪委、监察处内部形成的各类文件。

(二)收文的登记手续

文件管理人员收到文件后,清点文件份数,如在接收时发现问题及时向发文机关查询;将来文标题、来文日期、文件编号、来文机关、文件份数、文件去向在收文本上予以登记;重要文件归入重要文件夹,并编写目录,以便归档。

二、文件传阅和办理工作

纪委办公室、监察处的文件管理人员,要按照文件的种类和具体内容做好分类处理,填写《公文处理单》,办公室主任会同监察处处长批办。

(一)文件的承批

上级纪检监察机关下发的重要文件、通知以及校内各单位发来的重要文件等,通过相应组织程序及时呈送纪委领导阅批。

按照纪委领导签批的意见,转送有关人员或部门传阅、会签或处理。

(二)文件的办理

经过领导签批的重要文件,落实人签字办理,如需要与校内其他部门共同办理的,要落实各自的工作职责和工作分工,办公室负责督促落实并反馈。

需转往校内其他部门办理的文件,要严格履行签字和登记手续,并按照规定时间予以催办和收回。

文件办理完毕后,要将相关材料随文件原件交文件管理人员归档。

(三)文件的传阅

校内校外发来的一般性文件,需要在办公室内部进行传阅,并在阅后由传阅人在“公文处理单”上,签署姓名、日期和有关意见。

送交校领导、纪委主管领导和校内其他部门传阅的文件,要由文件管理人员进行登记,部门签收,按时催办,并定期收回。

如需要复印文件,由需要复印者向办公室申请,主任批准后,由办公室安排复印,复印后登记,复印件阅后由办公室统一收回。

文件阅毕应及时退给办公室,办公室要认真清点文件数量,防止丢失。

三、文件的发放工作

1.给上级机关上报的文件,无论采取何种方式报送,都要认真登记报送时间、收文机关、文件名称、文件份数等内容,需挂号或寄机要的文件,要认真填写“信件寄送登记单”。

2.发给校内各单位的文件包括:校纪委、监察处转发的上级机关的有关文件、通知以及校纪委、监察处形成的各种正式文件。

3.发给校内各单位的文件,由办公室发文人员在“发文本”上登记文件名称、文件份数和发文时间,并要由领取人在发文本上签字。

4.文件发放工作要严格履行登记和签收手续,并根据文件的具体内容和时间要求,及时做好发放工作。

四、文件归档工作

纪委办公室、监察处需立卷归档的文件范围和归档要求是:

1.上级纪检监察机关下发的所有正式文件,这类文件一般应按照文件类别和发文机关分别立卷归档,保存期限为长期。

2.办公室内部形成的所有正式文件,这类文件的归档保存期限为永久。

3.案件材料和有关的处分决定等案卷,这类文件的归档保存期限为永久。

4.群众信访举报材料及相关的处理结论等,要单独立卷归档,并由纪委办公室负责保管,保存期限为长期。

5.校内其他单位所发的各类正式文件,根据其内容和重要程度,可视情况在办公室内部予以归档保存,保存期限为短期。

以上案卷,除需要由办公室单独保管的案卷以外,均需在正式立卷工作结束后,于每年的六月底以前将上一年度的卷宗材料及时送交学校档案馆统一保管。办公室文件管理人员向档案馆工作人员移交卷宗的时,要认真清点移交的卷宗目录,并分别签字认可。